就活準備

ビジネスメールの基本ルールと企業にメールを送る時の注意点

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メール
企業との日程調整や内定をもらった後のやり取りなど、就職活動を始めると、企業とメールのやり取りをする機会が発生します。

内定をもらった後ならばいいですが、面接の日程調整をする時に失礼なメールを送ってしまっては、その時点で印象が悪くなってしまいます。

そのような致命的なミスをしないために、ビジネスメールの送り方や、注意点などを学んでおきましょう。

ビジネスメールの基本ルール

件名(メールのタイトル)はコンパクトに

働いていると毎日大量のメールを受信します。用件がしっかりと書かれて件名でないと、読む必要がないと思われてしまい開かれない可能性があります。

また、名前を記入することで選考に進んでいる人からメールであることを示すことができます。

【例】

件名:面接日程変更のお願い (田中二郎)
件名:入社日についての質問 (田中二郎)

最初に宛名を記入する

メールの冒頭では、誰に向けて書いたメールなのかを記載するのがビジネスメールの基本ルールです。

部署や担当者名が明確に分かっている場合は
「○○株式会社 人事部 田中二郎様」
といったように記載します。

また、部署や担当者名が分からない場合は
「○○株式会社 採用ご担当者様」
といったように記載します。

自分が誰かを必ず記載する

メールの冒頭に宛名を書いたら、次に自分が誰なのかを記載します。また、自己紹介前、もしくは後に「お忙しいところ失礼いたします」「初めまして」など一言付け加えるようにしましょう。

【例1】
○○株式会社 人事部 田中二郎様

田中二郎でございます。
先日は、採用のご連絡をいただきまして誠にありがとうございます。

【例2】
○○株式会社 人事部 田中二郎様

初めまして。田中二郎と申します。

メールの最後に必ず署名を付ける

年賀状や手紙でも、最後に誰から送られたものなんかを示す署名を書きます。

同じようにメールでも、最後に「名前」「電話番号」「メールアドレス」を記載しましょう。

【例1】
○○株式会社 人事部 田中二郎様

田中二郎でございます。
先日は、採用のご連絡をいただきまして誠にありがとうございます。

メール本文メール本文メール本文メール本文メール本文メール本文
メール本文メール本文メール本文メール本文メール本文メール本文

お忙しいとは存じますが、こちらご連絡お待ちしております。


------------------------------------
田中二郎
TEL:090-XXXX-XXXX
E-MAIL:○○○○○○○○@gmail.com
------------------------------------

メールを記載する際の注意点

本文は「です・ます調」で統一する

メール本文は基本的に「です・ます調」で統一します。

「だ・である」になると、偉そうな印象を受けるので絶対に間違えないようにしましょう。

簡潔で分かりやすい内容にする

問い合わせ事項などは箇条書きにして分かりやすくします。

【例】
業務内容についてお伺いしたことがあり、ご連絡させていただきました。

質問は下記になります。
・当日の服装は私服でよろしいでしょうか
・自作したWEBサイトがあるのですが、こちら持参してもよろしいでしょうか

改行の位置などに注意する

改行がまったくないメールや、単語の真ん中で改行しないように注意しましょう。

文章の終わりは必ず改行します。

その他、一文が長くなる場合は読点「、」で改行するようにしましょう。

【NG例 その1】
面接の機会を設けていただき誠にありがとうございます。本日は、面接に関して質問したいことがありご連絡させていただきました。まず、当日の服装は私服でよろしいでしょうか。次に、当日、遅刻する場合は、どちらにご連絡を入れた方がよろしいでしょうか。お忙しいとは思いますが、何卒ご回答のほどよろしくお願いいたします。

【NG例 その2】
面接の機会を設けていただき誠にあり
がとうございます。

本日は、面接に関して質問したい
ことがありご連絡させていただきました。

まず、当日の服装は私服でよろしいでしょうか。

お忙しいとは思いますが、何卒
ご回答のほどよろしくお願いいたします。

【良い例】
面接の機会を設けていただき誠にありがとうございます。

本日は、面接に関して質問したいことがあり、
ご連絡させていただきました。

当日は服装でよろしいでしょうか。

お忙しいとは思いますが、何卒ご回答のほどよろしくお願いいたします。

機種依存文字は使用しない

文字化けする恐れがあるので、機種依存文字は使用しないようにしましょう。

スマートフォンからメールを送る時は、知らずのうちに機種依存文字を可能性があります。そのためできればメールはPCから送信するべきです。

やむをえず、スマートフォンからメールを送信する場合は、注意して機種依存文字を使用しないようにしましょう。

【機種依存文字の一例】
№㏍℡㊤㊥㊦㊧㊨㈱㈲㈹㍾㍽㍼㍻
①②③④⑤⑥⑦⑧⑨⑩⑪⑫⑬⑭⑮⑯⑰⑱⑲⑳
ⅠⅡⅢⅣⅤⅥⅦⅧⅨⅩ

ファイルを添付する場合は形式を確認する

履歴書や職務経歴書、その他、何かをメールで添付して送信することを求められた場合は、ファイルの形式をしっかりと確認して送るようにしましょう。

例えば、よくあるのが、「Numbers」を「Excel」だと思い込んで、送ってしまうことです。「Numbers」をwindowsのExcelで開こうとすると行や列が丸々なくなったり、レイアウトが崩れたりする場合があります。

ほとんどの場合、企業から形式を指定されるはずです。しっかりと指定に従うようにしましょう。

※Numbers(ナンバーズ)
アップルが開発している、OS X / iOS用の表計算ソフト。MACのPCに標準装備されている表計算ソフト。

相手に不快な思いをさせないメールを心掛ける

ビジネスメールの基本的ルールを守ることは当然です。分からないことは、検索して調べて、ビジネスメールのルールに沿った完璧なメールを作成するように心掛けましょう。

その他、絶対に心掛けておきたいのが、相手に不快な思いをさせないメールを心掛けることです。

件名や本文にしても、長くて要点が分からないようなものは避けるべきです。また改行の仕方にしても相手が読みやすいように意識しましょう。

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